Om du vill använda en PDF-fil på skärmen eller ladda ner den till din webbplats, ska den vara så liten som möjligt. Vi visar dig olika sätt, hur du kan komprimera en högupplöst PDF-fil med Windows, för Mac och onlineverktyg.
Plattformsövergripande PDF från Adobe är dessutom ett utbrett och genialt format. Den ”korrekta” storleken på en PDF beror dock på den avsedda användningen.
För en flyer eller en affisch behöver du en PDF-tryckdatafil med hög upplösning. Betydligt mindre datamängder är å andra sidan nödvändiga för visning av innehåll på skärmen eller vid utskrift på bläckstråleskrivare hemma. I detta fall räcker en PDF med reducerad datastorlek eller i komprimeringskvalitet. Den verkliga utmaningen är dock att komprimera en redan befintlig PDF-fil, för att till exempel uppfylla uppladdningsbegränsningar. Det är ännu värre, om originalfilerna eller produktionsprogrammet saknas.
För detta uppdrag finns det flera lösningar. Resultaten är inte bara beroende av den valda sökvägen eller komprimeringsverktyget, utan också starkt av PDF-innehållet. Om du inte vill (endast) komprimera filstorleken, men minska formatet – till exempel från A4 till A5 – har vi sammanställt några Anvisningar i slutet av artikeln.
Innehållsförteckning
Komprimera PDF: Windows-användare
Som Windows-användare har du två olika möjligheter att komprimera en PDF och förminska filstorleken: Du kan spara PDF med reducerad storlek eller som optimerad PDF.
Lösning 1: Förminska PDF och spara med reducerad storlek
Det första sättet är inte alltid det bästa, men det som för tillfället ligger närmast: Öppna ditt PDF i Adobe Acrobat Pro DC och välj i menyn Arkiv kommandot Spara som: Minska filstorlek. (Detta kommando finns tyvärr inte tillgängligt i gratisversionen av Acrobat Reader; I detta fall hjälper Online-verktyg dig vidare)
Acrobat beräknar sedan bilderna automatiskt på nytt och komprimerar dem. Helvetica, Times, Symbol och Zapf Dingbats samt inbäddade undergrupper avlägsnar dokumentets struktur och tar automatiskt bort ogiltiga bokmärken och digitala underskrifter. Därefter sparas PDF på nytt med reducerad filstorlek. Styrkan eller bildupplösningen kan inte påverkas av användaren i denna variant. Här reduceras bilderna automatiskt till 150 dpi, vilket kan leda till kvalitetsförlust av bilddata.
Låt oss som exempel ta ett fyra sidor InDesign-dokument, försett med flera bilder, en stor Illustrator-grafik, en placerad InDesign-fil samt text och olika teckensnitt med en originalstorlek på cirka 80 megabyte (MB).
Exporterad med inställningen ”Utskriftskvalitet” har PDF ännu knappt 13 megabyte – fortfarande alltför mycket för att göra den tillgänglig online. Men efter att ha säkerhetskopierats med Acrobats egen automatisering är den visserligen fortfarande 10,3 megabyte i storlek.
Vårt facit: Den här metoden är enkel och snabb, men leder inte alltid till ett tillfredsställande resultat, eftersom i synnerhet bildkvaliteten blir lidande. Det beror starkt på PDF-innehåll och tidigare status. Reaktionerna sträcker sig från ett entusiastiskt ”wow, vad den är liten” till ett besviket ”nåja”.
Lösning 2: Förminska PDF och spara som optimerat PDF
För den andra lösningen vill vi titta närmare på parametrarna i en PDF-fil. Vad gör en PDF-fil stor? Hur uppstår överhuvudtaget filstorleken? Kan vi inte minska exakt på dessa ställen? Och vilka filtyper kan vi komprimera?
Vad och vilka element som upptar mest och särskilt hur mycket minne kan vi visualisera för varje PDF via minneskontrollen. För detta går vi vid en öppen PDF-fil till menyn Arkiv under Spara som annan och väljer här kommandot optimerad PDF. Sedan klickar vi ovan till höger på Granska utrymmesanvändning (också denna version finns bara tillgänglig i Pro-versionen).
Resultaten rapporteras i byte och i procent av den totala filstorleken. Beroende på innehåll och exportinställningar är det ibland även det så kallade Dokument-Overhead i de främre leden. Denna innehåller metadata, dolda lager, filbilagor eller data som andra applikationer har skrivit i PDF och kan till och med utgöra den största delen av filstorleken.
Alla som har en översikt över minnesslukarna, kan ägna sig åt de enskilda komponenterna. I jämförelse med den första varianten (Spara PDF med reducerad storlek) kan vi med lösning nummer 2 påverka komprimeringskvaliteten: Vi justerar manuellt de enskilda inställningsskruvarna i den befintliga filen och sparar den igen som optimerad PDF och komprimerad.
När vi har bekräftat minneskontrollen, kan vi komprimera PDF-filens storlek med manuella inställningsmöjligheter. Sammantaget kan vi komma åt sex olika kategorier, som påverkar datakomprimering och bildkvalitet. Beroende på PDF och användningsändamål bör du noga kontrollera de enskilda kategorierna.
Praktiskt: Alla manuella inställningar kan sparas och namnges som en samling, för snabb åtkomst vid behov. Adobe har redan förberett två inställningar: ”Standard” -inställningen, som bland annat reducerar bildupplösningen till 150 dpi och ”Mobile” -inställningen, vilken reducerar bildupplösningen till 96 dpi och tar bort ytterligare information från Dokument-overhead.
Kategori ”Bilder” – reducera filstorlek effektivt
Kategorin Bilder är säkert en av de effektivaste inställningsskruvarna. För här kan du individuellt reglera upplösningen såväl som typen av komprimering av bilderna. Dialogrutan är känd för alla som någonsin exporterat en fil från en Adobe-applikation. Frågan om önskad bildkvalitet ska besvaras av varje person individuellt.
Om bilderna i PDF-formatet bara är dekorativa, kan du minska dem till 72 dpi. Men om de är relevanta för att förstå innehållet, bör du inte minska upplösningen så mycket. Här kan du också experimentera med kvaliteten: Med JPEG- eller JPEG2000-komprimering skapas goda egenskaper särskilt för foton med färgövergångar. Däremot är ZIP-komprimering lämplig för stora områden i full färg. Ökar man vid ” Gör kompatibel med” till minst Acrobat 6.0 och högre, utökas komprimeringstypen med formatet JPEG2000. För svartvita bilder är det bäst att välja JBIG2-komprimering, som är kompatibel med Acrobat 5.
Tips: Se till att experimentera med optionen ”Kvalitet” som erbjuds med komprimeringsmetoderna JPEG och JPEG2000. Ofta uppnås en tydlig minskning av minnesbehovet genom reducering av kvaliteten utan att upplösningen behöver bli för låg. Komprimeringen JPEG2000 erbjuder också en förlustfri variant.
Kategori ”Teckensnitt“ – använd med försiktighet
Ämnet teckensnittsinbäddning bör hanteras med varsam hand. Eftersom fördelen med ett PDF-format även består av, att tittaren inte behöver ha några av dessa teckensnitt i sin dator för att se dokumentet i den ursprungliga layouten med de ursprungliga teckensnitten. Detta fungerar, eftersom de använda teckensnitten är inbäddade i dokumentet. Med undergruppsteknologi har Adobe kommit med en intelligent lösning för att bädda in bara de faktiska tecknen som behövs. Om ett visst teckensnitt endast används för en kort rubrik med sex olika tecken (till exempel ”bilder”), kommer bara dessa sex tecken att inbäddas i PDF-filen. De återstående tecknen i alfabetet behövs inte och upptar därför inte utrymme i onödan.
Om du tar bort inbäddningen av teckensnitt, kan du som PDF-skapare inte längre påverka om och hur denna text visas för mottagaren. Dessutom är teckensnitt inte stora minnesslukare, vilket betyder att de är av liten betydelse för ett optimalt resultat med minskad datastorlek. I exemplet med vår fil upptar de knappt 210 byte eller 1,5 procent av de nästan 14 megabyte och kan därför försummas.
Kategori ”Transparens“ – minnesvinst beroende på dokument
Transparenser i dokumentet kan snabbt leda till stora lagringskrav. Till och med en liten slagskugga runt en bild beräknas som en transparens. Vid reducering av transparenser, sönderdelas dessa områden irreversibelt till vektordata och i rasterdata. Principiellt stöds transparenser av PDF-versionerna från Acrobat 5 och uppåt. Således, vid kompatibilitet med Acrobat 4, är dialogrutan gråtonad.
Beroende på PDF kan en transparensreduktion redan ha ägt rum under export. Tyvärr kan detta inte ske på samma effektiva sätt vid senare optimering. I PDF/X-3-formatet till exempel reduceras lager och transparenser automatiskt redan med hög upplösning. Samma PDF / X-3-dokument kan därför inte ha någon minnesförstärkning genom en efterföljande transparensoptimering, eftersom reduktionen inte kan ångras.
Anvisning: En effektiv användning av transparensminskningen i optimeringsdialogrutan är endast möjlig om de ursprungliga transparenserna fortfarande ingår i PDF, dvs. de har inte reducerats ännu.
Vårt exempel på PDF-fil har skrivits med PDF-inställningen ”Utskriftskvalitet” och omfattar 13 megabyte samt innehåller fortfarande de ursprungliga transparenserna. Om du optimerar PDF nu med den här beskrivna möjligheten för transparensminskning och väljer alternativet ” Låg upplösning”, minskar filstorleken i alla fall till behagliga 5,9 megabyte.
Kategori ”Radera objekt“ – mellan filstorlek och användarvänlighet.
I kategorin ”Radera objekt” kan du ta bort befintliga oanvända objekt i PDF-filen. Därtill räknas inbäddade sidominiatyrer som kostar lagringsutrymme. Från Acrobat 5 genereras miniatyrbilder automatiskt och dynamiskt när du arbetar med sidans manöverfält. Även tryckinställningar som en skalfaktor eller något mer användbart, men med minnesintensivt index och bokmärken kan tas bort i den här kategorin. Men observera: Speciellt i PDF-dokument som används online är dessa absolut motiverade. Det måste därför vägas individuellt, om önskan om en mindre filstorlek eller läsarservice eller användarvänlighet ska erbjudas.
Kategori ”Kassera användardata“ – Dokument-Overhead
Kategorin Kassera användardata innehåller också möjligheter att minska en PDF-fil. Kommandona i denna dialog är information, som utgör det så kallade Dokument-Overhead, som trots allt anges i vårt exempel med 13 procent och 1,85 megabyte. Ta vid behov bort formulärfält eller filbilagor. Även metadata så som de förekommer i dokumentegenskaper under Beskrivning, kan du ta bort liksom kommentarer och Java-script-åtgärder.
Kategori ”Rensning“ – komprimera dokumentstruktur
I dialogen Rensa hittar du den senaste delen med kommandon för att minska en PDF-fil. Nästan alla komponenter kan raderas här, när de inte har något inflytande på din PDF-funktion. Eftersom dessa sällan orsakar en märkbar minskning av filen, beroende på PDF-innehållet, kan du ignorera eller aktivera dessa.
Vårt facit: Förminska PDF framgångsrikt
Tack vare manuell optimering, reducerar vi vårt exempel på PDF-fil från knappt 13 megabyte till 2,8 megabyte – fortfarande med imponerande bild- och skuggkvalitet. I detalj komprimerades bilder och upplösning till 150 dpi, transparenserna minskade och en del till synes överflödig information raderades. I jämförelse: Automatiseringen av Acrobat i det första försöket har minskat PDF-filen till endast 10,3 megabyte.
Förminska PDF för Mac-användare: Förhandsvisning
Förhandsvisningen är ett litet, blygsamt underverksprogram, som har allt. Även som komprimeringsverktyg för att minska filstorleken, kan det vara till hjälp, om du använder det optimalt. Välj efter öppning av den för stora PDF-filen i menyn Arkiv kommandot Exportera…, för att skriva en ny mindre PDF-fil. Se till att absolut aktivera Quartz-PDF-filtret som ingår i Mac OS i nästa steg för att göra PDF-filen mindre och inte större. Klicka inte bara på Spara, utan välj också ett Quartz-filter. Om du exporterar utan filter, blir PDF-filen större än någonsin.
Grafikmotorn i Macintosh-operativsystemet Quartz använder PDF-formatet som en intern grafikmodell och erbjuder som standard flera Quartz-filter, som kan väljas i förhandsgranskningen under export. Att konvertera PDF-filen till gråskala är också möjligt med filtret ”Gray Tone” och det minskar dokumentets storlek med åtskilliga byte. Uppenbarligen låter filtret ”Reduce File Size” frestande. Det är precis, vad vi vill. Resultatet är dock magert: Filstorleken krymper visserligen ordentligt, men kvalitetsförlusten syns så tydligt, att vi inte riktigt kan använda den filen. Därför är en kort manuell intervention nödvändig innan.
Manuellt ingripande – skapa nytt Quartz-filter
För manuellt ingripande öppnar vi ColorSync-serviceprogrammet och klickar i symbollisten ovan på Filter. Här återfinns de Apple-genererade Quartz-filtren, som vi redan sett i förhandsgranskningen. Eftersom dessa inte kan ändras, skapar vi helt enkelt ett nytt filter genom att duplicera och modifiera filtret ”Reduce File Size”. För detta klickar vi på den lilla triangeln på höger kant och väljer kommandot Duplicera filter.
Eftersom de befintliga filtren inte kan ändras, skapar vi ett nytt filterDet nya filtret visas längst ner i listan och kan namnändras med ett dubbelklick – i vårt exempel kallas det nya Quartz-filtret ”liten fil – acceptabel kvalitet”. Klicka på den lilla triangeln framför namnet för att se och redigera komprimeringsalternativen. Vid bildanpassning fastställer du upplösningen till 150 dpi. Fälten med procentstorlek och minsta jämte högsta antal pixlar bör vara tomma; kvaliteten bör ställas in hög. Vid inställningar för bildkomprimering kan du vanligtvis använda JPEG och god kvalitet. Om du har anpassat ditt filter, stänger du helt enkelt av tjänsteprogrammet. Det nya filtret visas nu automatiskt i förhandsgranskningen och kan användas.
Om du har skapat ett nytt filter, kan du själv ställa in detaljerna för att komprimera PDF-filen
Komprimera PDF – online och utan programvara
Olika onlinetjänster ger också möjligheter att komprimera PDF-filer. Du behöver inte ladda ner några program eller installera en programvara. Du laddar bara upp den relevanta PDF-filen till leverantörens webbplats eller server. Några sekunder senare kan du ladda ner filen igen i bästa fall med liten filstorlek och god kvalitet.
Fördelar med onlinetjänster: De ger snabb åtkomst och eliminerar besväret med att installera små tilläggsprogram, som belastar datorn. Men du bör också vara medveten om nackdelarna: Eftersom du laddar upp din fil till en främmande server på Internet, finns det en ökad risk för sämre datasäkerhet. Dessutom kan du inte alltid göra justeringar för kompressionens typ samt styrka och därmed påverka bildkvaliteten. Vi tittade närmare på de mest populära leverantörerna och deras onlineverktyg:
Förminska PDF med ett klick
Komprimeringsverktyget Ilovepdf minskar våra testfiler i genomsnitt med 30 procent och meddelar detta omedelbart i slutändan. Dock är detta främst på bekostnad av bildkvalitet. Manuella inställningar kan inte göras av användaren.
PDFCompressor komprimerar utan ytterligare uppmaningar direkt efter uppladdning och visar stolt resultatet i procent. Även om leverantören på sin webbplats lovar, till skillnad från andra leverantörer, att inte bildupplösningen reduceras, men bildkvaliteten påverkas här avsevärt. Filstorlekarna är tilltalande låga.
Leverantören SmallPDF komprimerar bara en PDF-fil i taget, men inkludering av flera sidor och filer i ett steg är bara möjligt med Pro-versionen. I vårt test går behandlingen förvånansvärt snabbt och kompressionsstyrkan är lägre än hos de andra två leverantörerna.
Verktyg, manuellt ingripande möjliggörs
Andra komprimeringsverktyg, som online2pdf.com, låter användaren ingripa i komprimeringen. Här är inställningar möjliga för bildernas kvalitet, upplösning och färgläge. Det ser liknande ut hos PDF2Go. Även med detta verktyg kan användaren påverka komprimeringen – via fördefinierade inställningar. Vid pdf24 Tools finns det också några knappar, som låter användaren interagera med komprimeringsläget.
I princip kan ingen vinnare utses bland verktygen. Eftersom resultatet alltid beror på innehållet och formatet på PDF-filen som ska minskas.
Förminska PDF och skala dem: Anpassa formatstorlek
Det är inte alltid filstorleken, som behöver anpassas. För vissa ändamål kan det vara nödvändigt att ändra formatstorleken. Om du till exempel vill konvertera en PDF-fil i A4-format till ett A5-format, kan du skala filen på flera sätt.
Naturligtvis leder den ”vanliga” vägen via källfilen. Om den inte är tillgänglig, bör följande föreslagna lösningar hjälpa.
Med Acrobat DC Pro väljer du enklast i tryckdialogen (Arkiv – Skriv ut) alternativet Skrivare: Adobe PDF, varefter du klickar på Anpassa sida och anger under Utskriftsformat… – Storlek målmätning (för A5 148,5 mm x 210 mm). Därefter kan du skapa PDF-filen igen.
Ibland räcker det redan med att beskära marginalerna. Hur du beskär en PDF-fil med Acrobat eller smarta onlineverktyg, får du veta i artikeln Beskära PDF.
InDesign som alternativ
En annan möjlighet erbjuder Adobe med InDesign. Skapa ett nytt dokument med önskade mått, i vårt exempel A5. Välj i verktygslisten Rektangelram och dra denna till önskad storlek. Klicka därefter i menyn Arkiv på Montera… och välj din PDF-fil. Se till att bocka av alternativet Visa importalternativ, innan du bekräftar dialogen.
I nästa dialogruta kan du ange, vilka sidor från din PDF-fil ska importeras till InDesign-filen.
Nu har PDF-filer vanligtvis flera sidor och det skulle vara jobbigt att skapa en ny bildram för varje enskild sida. Skripter erbjuder hjälp och praktiskt ger InDesign redan i sig något. Välj under Fönster – Tillbehör punkten Skript och dubbelklicka sedan på skripten Place Multipage PDF. Den ytterligare processen är självförklarande. I vårt test uppstod dock felmeddelanden, men PDF-dokumentet var fortfarande korrekt placerat.
Alternativt kan du använda skriptet Multi Page Importer av Mike Edel. Detta kan fås gratis via Github.
Facit: Förminska PDF – flera vägar leder till målet
Det enda rätta sättet att förminska en PDF-fil finns knappast. Många sätt leder till en PDF-fil med en minskad datamängd. Framgången för dataoptimering beror alltid på respektive PDF-fil och dess avsedda användning.
Hur som helst är användningen av onlineverktyg snabb och enkel. De flesta tjänster är gratis och enkla att använda. Men om du vill ha mer inflytande på typ av komprimering och resultaten, kommer det att bli bättre med den detaljerade optimeringen i Acrobat DC – om du har den fullständiga versionen av Acrobat. Genom att spara de samlade inställningarna kan du spara mycket tid, åtminstone med upprepade krav på komprimering. Framgångarna med att minska filstorleken är genomgående tillfredsställande.
Pluspunkt för Mac-användare: Även ett gratisalternativ till Adobe Acrobat kan användas i allround-program. Med några små steg kan du också ingripa i processen och påverka komprimeringen.
Bildkällor:
Screenshots vid bearbetning i Acrobat Pro DC, Acrobat Reader, Mac-förhandsgranskning och InDesign
Teaser: VectorKnight via Shutterstock
