Skapa tryckfiler från Microsoft Word 2010

Dessa instruktioner garanterar inte korrekt skapande av dina tryckfiler. Snarare bör de betraktas som ett stöd. Om du inte är väl förtrogen med hur man skapar en tryckfil och följer dessa instruktioner, rekommenderar vi, att du i din order beställer en avgiftsbelagd datakontroll som en tilläggstjänst. 

Office-program är i princip inte lämpliga för att skapa professionella tryckfiler. Men eftersom många av våra kunder använder programmen dagligen i sitt arbete på kontoret, används dessa verktyg ofta för utformning av mindre trycksaker. 

Eftersom det ofta dyker upp frågor i detta sammanhang, vill vi göra en liten guide för att beskriva hur du genererar tryckbara filer från Office-program. Vi kommer att visa förfarandet i Microsoft Word 2010 med hjälp av exempel på en standard DIN-Lang Flyer som kan beställas på www.onlineprinters.se.

Skapa dokument

När du har skapat ett nytt dokument, specificerar du först alla dimensioner för sidan via knappen ”Storlek” - som du hittar under menyalternativet ”Sidlayout”.

Det slutliga formatet för DIN-Lang-Flyer hittar du på motsvarande produktsida under ”Details”, det ska vara 10,5 cm x 21,0 cm.

Samtidigt hittar du här information om format inkl. 2 mm skärmån runtom. Vi behöver denna skärmån för att ha spelrum för att skära dina produkter. Det slutgiltiga dataformatet uppgår alltså till 10,9 cm x 21,4 cm. Dessa mått matar du in som pappersformat i motsvarande fält.

Under fliken ”Sidlayout” hittar du inställningarna för sidans marginaler. Text och viktig information som logotyper, adresser o.d., som inte får beskäras, bör placeras tillräckligt långt från det slutliga formatets kant (10,5 x 21,0 cm). Vi rekommenderar ett avstånd om 4 mm från kanten på varje sida i det slutliga formatet. (OBS! Vid reklamsystem och broschyrer finns det en annan rekommendation. Se information under ”Details” för respektive produkt). Dessutom tillkommer 2 mm skärmån på varje sida, som naturligtvis inte heller får innehålla någon viktig information, eftersom den ju faller bort vid skärningen. Därmed uppstår ett avstånd till dokumentformatets kant (10,9 cm x 21,4 cm) på 6 mm. Vi rekommenderar att detta mått definieras som sidmarginal. Därigenom kan du på ett säkert sätt utnyttja det kvarvarande utrymmet.

Element såsom bilder eller bakgrunder, som ska nå ända ut till kanten i det slutliga formatet, som till exempel den nedan visade logotypramen, måste nå minst 2 mm över denna kant, alltså ända till kanten för dataformatet.

Placera texter och bilder

Nu kan du börja med den egentliga layouten av ditt dokument. 

I princip rekommenderar vi våra kunder att använda färgläge CMYK (cyan, magenta, gult, svart) för bilddata, eftersom detta även är de senare tryckfärgerna. Eftersom Office-program i första hand är designade för dokumentpresentation på bildskärmen, är detta färgläge inte tillgängligt. Alla data även bilder som redan finns i CMYK), kommer att konverteras till färgläge RGB (rött, grönt, blått) i Word. För tryckning av dina produkter är vi dock hänvisade till CMYK och måste därför omvandla dina data. Eftersom färgområdet för RGB är väsentligt större (det innehåller helt enkelt fler möjliga färger) än färgområdet för CMYK, kan det därför uppstå färgskiftningar. Detta gäller framför allt högmättade, lysande färger, i talspråk alltså mycket skrikiga och brokiga färger. I Office-programmet kommer du därför inte att få någon presentation av de riktiga färgerna i dina trycksaker, eftersom den slutgiltiga konverteringen sker först hos oss. Eventuellt kan de tryckta färgerna se något mörkare och mattare ut. 

Dessutom bör dina bilder ha en effektiv upplösning på minst 300 dpi (punkter per tum) vid originalstorlek och vara sparade i filformaten *.tif eller *.jpg. Om du inte har tillgång till något bildbearbetningsprogram, så kan du kontrollera upplösningen i Windows-Explorer. Högerklicka på filen och välj ”Egenskaper” och klicka därefter på knappen ”Avancerat” under alternativet ”Filinformation”.

Om du skulle behöva hjälp vid positioneringen av dina element, har du möjlighet att under kategorin ”Visa” bocka för alternativen ”Linjal” och/eller ”Stödlinjer”.

Publicera som PDF

Innan du sparar det färdiga dokumentet som PDF, bör du göra följande inställning. Under programfliken ”Arkiv” hittar du alternativet ”Alternativ”.

Under kategorin ”Spara” måste du vara noga med att kryssrutan ”Bädda in teckensnitt i filen” är aktiverad och att de båda undre alternativen är deaktiverade. Utan denna inställning kommer inte de teckensnitt som du använt att överföras till PDF-filen, och vi kommer inte att kunna bearbeta ditt dokument korrekt. Du kan naturligtvis göra denna inställning innan du skapar ditt dokument, och ange att detta ska gälla för ”Alla nya dokument”. Om du regelbundet skapar tryckfiler med Word så är detta naturligtvis att rekommendera.

Avslutningsvis kan du nu spara ditt dokument som PDF. Den aktuella dialogrutan hittar du återigen under menyalternativet ”Arkiv” och kategorin ”Spara som“. 

Nu öppnar sig det fönster som är avbildat här nedan. Som ”Filtyp” väljer du PDF och klickar därefter på ”Alternativ”.

Om detta filformat inte skulle vara tillgängligt i ditt program, kan du ladda ned en gratis ”Add-In” från Microsofts webbplats. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=de

 Konfigurera fönstret enligt nedanstående bild och bekräfta avslutningsvis med ”OK”.

Du kommer nu tillbaka till föregående bild. När du nu klickar på ”Spara” kommer din PDF-fil att skapas. 

Vi rekommenderar att du avslutningsvis kontrollerar den sparade PDF-filen ännu en gång. För detta ändamål använder du Adobe Reader, som du kan ladda ned gratis från http://get.adobe.com/de/reader/

Observera att du inte kan öppna och bearbeta en PDF-fil i Microsoft Word. Den används bara för att låta oss få ta del av din tryckfil. Du bör därför regelbundet spara ditt dokument i Word-filformat *doc, både under tiden som du arbetar och när du är klar med layouten. Detta kan du göra under ”Arkiv -> Spara“ resp. ”Spara som”. Du kan alltid öppna och bearbeta den här filen när du vill. 

Vi önskar dig lycka till vid framtagningen av din trycksak och garanterar redan nu högsta kvalitet vid utförandet av din beställning hos www.onlineprinters.se. 

Ditt Onlineprinters-team